Les dépenses liées au fonctionnement de l’ascenseur, et récupérables auprès du locataire, sont les dépenses suivantes :

• Électricité
• Exploitation de l’appareil (visite périodique, nettoyage, examen semestriel des câbles, tenue d’un dossier par l’entreprise d’entretien mentionnant les visites techniques, incidents)
• Fourniture de produits ou petits matériel d’entretien (chiffons, graisses et huiles nécessaires, lampes d’éclairage de la cabine)
• Menues réparations de la cabine (changement boutons d’envoi, paumelles de portes), des paliers (ferme portes mécaniques, électriques ou pneumatiques) et des fusibles.

Les dépenses liées à l’eau ou au chauffage, et récupérables auprès du locataire, sont les dépenses suivantes :

• Eau froide et chaude de l’ensemble des occupants
• Eau nécessaire à l’entretien courant des parties communes, y compris la station d’épuration
• Eau nécessaire à l’entretien courant des espaces extérieurs
• Produits nécessaires à l’exploitation, à l’entretien et au traitement de l’eau
• Fourniture d’énergie quelle que soit sa nature
• Exploitation des compteurs généraux et individuels et à l’entretien des épurateurs de fumée
• Réparation des fuites sur joints.

Concernant les installations individuelles, les dépenses récupérables auprès du locataire sont les dépenses suivantes :

• Chauffage et production d’eau chaude
• Distribution d’eau dans les parties privatives (contrôle des raccordements, réglage de débit et températures, dépannage, remplacement des joints cloches des chasses d’eau).

Les dépenses liées aux parties communes de l’immeuble, et récupérables auprès du locataire, sont les dépenses suivantes :

• Électricité
• Fourniture de produits d’entretien (balais et sacs nécessaires à l’élimination des déchets) et de produits de désinsectisation et désinfection
• Entretien de la minuterie, des tapis, des vide-ordures
• Réparation des appareils d’entretien de propreté tels que l’aspirateur
• Frais de personnel d’entretien.

Concernant les espaces extérieurs, les dépenses récupérables auprès du locataire sont les dépenses suivantes :

• Voies de circulation
• Aires de stationnement
• Abords des espaces verts
• Équipements de jeux pour enfants.

Les dépenses restant à la charge du locataire sont notamment les dépenses suivantes :

• Taxe ou redevance d’enlèvement des ordures ménagères
• Taxe de balayage
• Redevance assainissement.

Sous certaines conditions, le salaire de l’employé d’immeuble, ou gardien, ou concierge, fait partie des charges récupérables auprès du locataire.

Le paiement des charges se fait par provisions (avances régulières de même montant), avec une régularisation annuelle.

Le montant des charges locatives récupérées par le propriétaire (ou l’agence immobilière) doit être justifié.

Le propriétaire (ou l’agence immobilière) fixe le montant des provisions pour charges mensuelles, en se fondant sur le budget prévisionnel et les résultats antérieurs arrêtés lors de la précédente régularisation de charges.

Les charges doivent être régularisées au moins 1 fois par an en comparant :

• Le total des provisions déjà demandées par le propriétaire (ou l’agence immobilière)
• Et les dépenses effectives engagées par le propriétaire (ou l’agence immobilière) pendant l’année.

Si les provisions sont supérieures aux dépenses réelles, le propriétaire (ou l’agence immobilière) doit reverser le trop-perçu.

Si les provisions sont inférieures aux dépenses réelles, le propriétaire (ou l’agence immobilière) demande un complément.

Un mois avant la régularisation annuelle, le propriétaire (ou l’agence immobilière) doit communiquer les informations suivantes :

• Le décompte des charges locatives par nature de charges (électricité, eau chaude, eau froide, ascenseur…)
• Le mode de répartition des charges entre les logements. Et, si nécessaire, une note d’information sur le mode de calcul des charges de chauffage et de production d’eau chaude collective.

Sur demande du locataire, le propriétaire (ou l’agence immobilière) doit lui transmettre le récapitulatif des charges du logement, par mail ou par courrier.

Durant les 6 mois suivant l’envoi du décompte, le propriétaire (ou l’agence immobilière) doit tenir à la disposition du locataire l’ensemble des documents justificatifs.

Le propriétaire (ou l’agence immobilière) peut réclamer pendant 3 ans tout impayé de charges ou de loyers qui lui est dû. Par exemple, une dette de loyer ou de charges datant de mars 2025 peut être réclamée jusqu’en mars 2028.

La régularisation tardive des charges est possible quelle qu’en soit la cause :

• Oubli
• Ignorance
• Négligence.

Mais le juge des contentieux de la protection peut refuser un rappel de charges tardif s’il considère que ce rappel est déloyal, brutal et consécutif d’une faute du propriétaire (ou de son représentant) dans l’exécution du bail. Par exemple, lorsque le locataire a demandé la régularisation des charges et que le propriétaire ne lui a pas répondu.

Lorsque la régularisation des charges n’a pas été faite avant la fin de l’année civile suivant l’année de leur exigibilité, le locataire peut exiger un paiement échelonné sur 12 mois.

Pour cela, il doit envoyer une lettre au propriétaire (ou à l’agence immobilière) par courrier recommandé avec accusé de réception. Il peut utiliser le modèle de lettre suivant :

Le propriétaire (ou l’agence immobilière) peut réclamer pendant 3 ans tout impayé de charges ou de loyers qui lui est dû. Par exemple, une dette de loyer ou de charges datant de mars 2025 peut être réclamée jusqu’en mars 2028.